GUS S.r.l., in collaborazione con una Società Partner, è in grado di offrire la soluzione JDOC
GESTIONE DOCUMENTALE
 Classificazione dei documenti all’interno dell’archivio, secondo tipologia o funzione
Possibilità di utilizzare dizionari (glossari) per l’inserimento dei dati anagrafici dei documenti
Gestione completa del versionamento dei documenti in archivio
Possibilità di mettere in relazione tra loro, i documenti dell’archivio
Possibilità di definire allegati ai documenti archiviati e collegamenti logici fra i documenti stessi
Gestione degli accessi degli utenti all’archivio, secondo logiche di raggruppamento
Gestione gerarchica degli archivi personali e possibilità di condividerne con gli altri utenti
Possibilità di creare allegati ai documenti primari
Accesso diretto alle operazioni di check-in/check-out dei documenti
Controllo diretto delle versioni dei documenti gestiti
Possibilità di configurazione completa dei dati associati ai documenti
Modifica dei documenti, mediante il lancio delle applicazioni che li hanno creati
Possibilità di replicare documenti negli archivi locali per consentire il loro accesso in modifica
Funzioni automatiche di allineamento dei documenti replicati
CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA
Documenti Fiscali obbligatori
Documenti Fiscali ausiliari
Documenti Generici a valore Legale o meno
Documenti del Personale
Il processo di Conservazione Sostitutiva a norme CNIPA procede secondo due fasi distinte:
Prima Fase: reperimento e archiviazione
sia per i documenti di tipo elettronico che per quelli cartacei (mediante scansione digitale).
L'archiviazione segue criteri di associazione dei documenti per classi omogenee, secondo le tipologie definite per organizzare, in seguito, i volumi da conservare.
Seconda Fase: organizzazione e creazione dei volumi
Estrazione guidata dei documenti archiviati, secondo i criteri e le cadenze temporali definite dall'utente.
Una volta estratti, i documenti vengono organizzati in 'volumi' su cui viene effettuata la vera operazione di Conservazione.
I volumi vengono elaborati per ottenere un indice dei documenti in essi contenuti e dotati della cosiddetta 'impronta' di ogni singolo documento. Tale indice viene firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione e dotato di riferimento temporale certo (Marca Temporale).
I volumi così ottenuti dovranno essere conservati dal cliente o su apposita infrastruttura presso il service.
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